À court de financement

Échec

Pour l’année 2010, la section de Grand River d’Ingénieurs sans frontières Canada s’était engagée à commanditer un stagiaire en développement international (Junior Fellow, ou JF) par le biais d’un placement de quatre mois; à plusieurs reprises auparavant, cette section s’était ainsi engagée à soutenir des stagiaires. Au moment de concrétiser cet engagement, la section ne disposait que de la moitié des fonds nécessaires; toutefois, nous fiant à notre expérience antérieure, nous avions la conviction de pouvoir aisément recueillir à la fois les fonds manquants et les fonds additionnels nécessaires pour assurer l’efficacité du fonctionnement de cette section. Cependant, notre section a négligé de faire la distinction entre notre situation cette année et celle des précédentes; six des membres de la section membres, dont certains étaient particulièrement actifs depuis plusieurs années, étaient à l’extérieur, soit sur des placements d’ISF ou pour étudier. La baisse du nombre de membres disponibles qui s’en est ensuivie a créé une diminution non prévue de la main d’œuvre attitrée à la campagne de fonds dont nous essayons toujours de nous remettre. Par conséquent, nous n’avons toujours pas rempli notre engagement de financer un JF.

En juin, les membres de notre section se sont confinés à une retraite d’un jour afin de mettre au point un plan de cueillette de fonds à court et à moyen terme. Nous avons opté pour trois activités qui se dérouleraient au début de l’été et une campagne à long terme qui, lancée au cours de l’été, se poursuivrait toute l’année. La campagne de financement à long terme constituait un défi de collecte de fonds impliquant des entreprises locales. Quant au travail préparatoire pour cette campagne, il avait été accompli au cours de l’année précédente. Lors de la retraite, des membres de section s’étaient portés volontaires pour diriger chacune des activités, et nous étions sortis de notre retraite confiants que l’objectif de la campagne de financement serait atteint. Toutefois, nous n’avons pas reconnu certains obstacles liés au projet de l’activité de financement.

Malheureusement, nous n’avons pas entièrement reconnu les contraintes temporelles que constituait le départ à l’étranger de nos membres, parmi lesquels se trouvaient des membres s’étant porté volontaires pour diriger certaines activités de financement à court terme. Au cours de l’été, une seule activité à court terme a pris place. Toutefois, cette activité, un concert pour recueillir des fonds, a remporté un bon succès même si nous n’avons amassé que la moitié de la somme que nous anticipions à cause du nombre de billets vendus qui fut moins élevé que prévu.

Le défi de cueillette de fonds des entreprises était un élément majeur du plan. Il n’a cependant pas généré des revenus aussi rapidement que prévu. Nous n’avons pas réalisé tout le savoir sur la cueillette de fonds qui nous ferait défaut lors du départ à l’étranger de certains membres. Par ailleurs, nous n’avons pas pris conscience de la quantité de travail encore nécessaire avant que la campagne ne génère des dons. Nous avons rencontré des difficultés dans la mise sur pied du site Web et dans les préparatifs de présentations à remettre aux entreprises participantes. Bien que les travaux sur la campagne se poursuivent et que nous demeurons optimistes quant aux revenus stables qu’elle générera à long terme, elle n’a encore généré aucun revenu.

Sur une note positive, deux autres activités extérieures au plan, la Course contre la pauvreté et un vins et fromages, ont généré des fonds substantiels.

Apprentissage

Nous avons appris qu’avant de s’engager à appuyer un placement à l’étranger, il faut idéalement disposer de la totalité, sinon de la quasi totalité des fonds nécessaires. Si nous ne disposons pas du montant total sur le champ, nous devons avoir des plans de financement précis qui tiennent compte des contraintes de temps du personnel. Il nous faut un engagement ferme de la part de ceux qui se portent volontaires pour gérer des campagnes de financement. Nous devrions travailler sur l’augmentation du nombre de membres engagés, permettre une distribution élargie des responsabilités, faciliter l’organisation d’activités et augmenter notre capacité de financement. Enfin, il nous faut améliorer le processus de remise des dossiers de présentation et des renseignements aux membres qui quittent notre section ou partent à l’étranger.

Failure

For the year 2010, Grand River Chapter of Engineers Without Borders Canada committed to sponsoring a Junior Fellow (JF) for a four-month placement, as the chapter often has in the past. At the time the commitment was made, the chapter had about half the necessary funds available; however, based on previous experience, we were confident that we could easily raise the remaining funds, along with the additional funds needed to maintain a smoothly functioning chapter. However, as a chapter we failed to recognize a difference between this year and previous years: six chapter members, including some who had been highly active executive members for several years, were leaving to go overseas for EWB placements or for school. This decrease in available members resulted in an unanticipated loss of fundraising power from which we are still trying to recover. We still have not met our JF funding commitment.

In June, our chapter met for a one-day retreat where we developed a short- and medium- term fundraising plan. We decided on three activities to be run early in the summer and a longer-term campaign to begin in the summer and continue throughout the year. The longer-term campaign was a fundraising challenge involving local companies. The groundwork for that campaign had been laid out over the previous year. Chapter members volunteered to run each of the activities set out during the retreat. We left the retreat confident we could meet our fundraising target. However, we failed to recognize some impediments to implementing the fundraising plan.

We did not fully recognize the time constraints of the members going overseas, some of whom volunteered to run some of the short-term events. During the summer, only one of the short-term activities was run. The activity run, a fundraising concert, was quite successful; however, it raised only half of what we anticipated, due to lower than expected ticket sales.

The company fundraising challenge was a major component of the plan; however, it did not generate income as quickly as expected. We failed to recognize the amount of knowledge about the fundraising challenge that would be lost as members went overseas. Additionally, we did not recognize the amount of work still needed before the campaign would produce donations. We encountered difficultly developing the website and preparing presentations to be given at participating companies. While work continues on the campaign, and we remain optimistic that it will provide long-term, stable income, it has yet to generate any income.

On a positive note, two other activities outside the original plan, the run to end poverty and a wine and cheese, brought in substantial funds.

Learning

We have learned that before committing to supporting an overseas placement, it is ideal to have all or most of the money available. If we do not have the money immediately available, we need to have a concrete, specific fundraising plan that recognizes personal time constraints. We need firm commitments from those who volunteer to run fundraising activities. We should work on increasing committed membership, allowing a wider distribution of responsibility, making activity organization easier and increasing our fundraising capacity. Finally, we need better processes for handing over of portfolios and information as members leave the chapter or go overseas.